“充电”两小时,“通话”五分钟!工作汇报就该这么搭结构……

发布者: niaogebiji 原作者: 李刚来自: 人神共奋2017-5-31 13:59

行业快讯
你明明是一个勤于思考的人,为什么领导总说你说话缺乏逻辑?

1  结构意识与表达能力

我始终不明白一件事:我上三年级的儿子看了那么多书,为什么还是写不好作文呢?
 
一个培训老师给了我答案——结构能力差
 
想一想,还真有道理。我让他写“奈良看小鹿”,他写了半天“地铁怎么坐,怎么去公园,怎么买鹿饼……”,等到开始写小鹿了,他一看字数差不多了,一句“小鹿真可爱啊”,硬生生地结束了全文。
 
当然,我不主张小学生去做这种束缚思维的作文结构训练,但是到了中学,写作文就要有结构意识了。
 
职场上更是如此。如果你明明是一个勤于思考的人,但领导总说你说话缺乏逻辑,写出来的东西都是“反人类”的表达方式,很可能是缺乏“汇报结构”的训练。

2  思考的结构与沟通的结构,有什么不同?

什么叫“反人类”的表达方式呢?来看一个常见的“反人类”式汇报吧:
 
“感谢领导能给我这个机会,感谢CCTV,感谢MTV……,我的汇报还不够全面,还请领导和同事们多提意见……(此处省略三百字)”

这就是表现一:不能快速进入主题,不能激发往下听的欲望
 
“东北的XXX项目,倾注了团队大量精力,尤其是XXX、XXX和XXX(被领导打断:‘说项目,不要说这些没用的’)……,但进展不大,主要是因为客户的想法老是定不下来,他们的所有经费都是一把手‘一言堂’,具体执行的人又都是临时(每一句话的意义都在不停地跳跃)……”

这是表现二:一句话与下一句话之间,关联性弱
 
“这个客户是XXX部介绍来的,我早说这个项目有问题,现在果然陷进去了(开始进入抱怨模式)……,当然,我不是这个意思啊,大家还是很努力的……”
 
这是最重要的表现三:过多的逻辑层次,在不断跑题中兜兜转转。

很多人很困惑,我在思考这些问题时,大脑很清晰,可为什么一表达出来,就会出用这些“反人类“的表达方式呢?
 
这是因为,思考的结构与沟通的结构有很大的不同。

在思考的结构中,最好的工具是思维导图。仔细观察思维导图的结构,它是“一个出发点,多个方向”的树状结构,我们可以多次“返回”出发点,
 


而沟通是“线性的语言”,永远只有一个方向——时间的流逝,不能回头,抓住听众的注意力非常难。所以不能直接把脑子里的”思维导图“拿出来讲。
 
那应该怎么办呢?先来看看下面的这个“很人类”的表达结构:
 
失了一颗铁钉,丢了一只马蹄铁;丢了一只马蹄铁,折了一匹战马;折了一匹战马,损了一位将军;损了一位将军,输了一场战争;输了一场战争,亡了一个帝国。
 
从思考的角度讲,单一原因、单一结论是很不科学的;但从表达层面讲,方向单一明确的推论,却是最容易理解的,因为它最符合“线性传播”的要求。
 
当然,“树状的思维”变成“线性的语言”,一定会丢失大量信息,怎么才能尽量把“核心的逻辑”保留下来呢?

3   向好莱坞电影剧本学习结构

对于“线性结构”,研究最多、也最有成果的,就是好莱坞的“电影剧本的结构”。
 
在《肖申克的救赎》中,有两个情节大家一定记得:
 
第一个情节是“安迪利用自己的金融知识帮助狱卒逃税,改善了自己的处境”,这段情节之后,安迪就开始了与狱中老大的“合作迷局”。
 
第二个情节是“监狱长毁掉了唯一能证明安迪清白的人,让他走投无路”,这段情节紧接着就是全片的高潮——越狱。

这两个情节点极其重要,它们收拢了前面的线索,激发出一个更大的冲突,并构成一个完整闭环的象征:表面上的安全,其实陷进了一个更大的局中(情节点1);而看上去是绝境,其实是激励你的最后一博(情节点2)。


在上图编剧们总结的商业电影的基本结构中,情节点1和情节点2是整个结构的支柱。“情节点1”就是主角接到了一个任务、面临着一个选择、被命运带进一个阴谋,等等;“情节点2”就是主角陷入绝境、面临最大的危机,等等。
 
这两个情节点往往是前后呼应的,这样,整个电影的大逻辑就站得住脚了。每一种类型片都有自己的结构,但这两个情节点永远居于核心地位。


同样,在职场汇报中,我们也要在“思维导图”中找到这几个关键逻辑点(不一定是两个),把它串连起来。“思维导图”中其余的内容,如果可以证明、补充这几个关键点,就放在合适的位置;如果不能,就暂时放弃。
 
下面举一个职场上常见的“项目例行汇报讨论”的例子,应该如何围绕关键点,展开结构。

4  5步准备,7块内容

这是一次拜访客户后的汇报、相当于上学时写的记叙文,不同的是,职场汇报的重点不是“发生了什么”,而是“为什么”,以及“我们应该如何做”,所以,它更类似于“夹叙夹议”的结构。
 
比如我们向上司汇报“东北项目进展”时,这两个关键点的选择,就侧重于对事情的分析:
 
关键点一:项目进展不利,最主要的原因是对方的需求迟迟无法确认。
 
关键点二:希望领导能安排客户考察XXX项目,把他们的需求引导、激发出来。
 
明确了这两个关键点,就可以围绕这两个点组织材料、编织内容了。
 
我们准备工作可以分五步展开:
第一步:用一两句话,总结出议题、结论、观点等等;
第二步:在草稿上列出这两个关键点,并摆好前后顺序,先讲什么,后讲什么;
第三步:对这个两个关键点进行展开,包括:证明、补充、具体化……
第四步:把“结论、关键点、关键点展示”这几个元素排好,看看中间需要补充什么,让表达更流畅。
第五步:回头对照你的思维导图,看看还有什么重大的遗漏,以及逻辑不通的地方。

提醒一下,准备汇报材料不是从头“写”到尾,而是从几个关键点分别往两头“写”,这就是“结构意识”。
 


充电两小时,就为”通话五分钟“。经过这五步准备后,在这个总长度为5分钟的项目进展汇报中,我们的内容就分成下面七个部分:
 
开头(新闻报道式开头,发生了什么):上周的大致行程;
关键点一(结果是什么):项目进展不利……;
关键点一的展开(证据):两次会议都没有结果……客户没有定时间……对方的大领导没有出席会议……;
两个关键点之间的过渡(小结,引出关键点二):所以,我们的核心问题是,解决客户的疑虑,尽快让他们确认需求……;
关键点二(行动方案):我有两个想法,希望大家讨论能讨论一下,方案一……;方案二:……;
关键点二的展开(补充说明):这两个方案各有优缺点……;
回顾总结(重复最核心的内容):虽然由于客户的原因,项目进展不大,但我们已开始聚集核心问题,这两个方案……

保留了上面的七个部分的同时,我们删除了思维导图上的一些分析,包括两类:
 
第一类:与关键点关系不大的信息,包括:客户内部矛盾、团队的努力、项目的其他问题、部门配合的问题。这一类信息,可以在汇报的讨论阶段,见缝插针的说明。
 
第二类:与关键点矛盾的信息,包括:项目自身的缺陷(无法解决的问题)、其他可能的行动方案(比如放弃项目),等等。这一类信息,提出的时机还没有成熟,不如不说。
 
你看,这一点都不难吧。我在《逻辑性差怎么办?4个“苏格拉底式提问”一定有帮助》中说过,别把逻辑想得太复杂,人们喜欢的逻辑,不是哲学上严谨枯燥的形式逻辑,而是“因果关系”——因为大家都需要一个有安全感的世界,你的论述结构越简单清晰,大家对你的信心越强。

5  产品方案介绍的结构

汇报的另一种常见形式是产品方案介绍,相当于以前的说明文。
 
它也有一个最简单的基本结构,就是“总分总”结构:结论→特征1→举例1→特征2→举例2→重复结论。

其中”特征“相当于关键点,跟前面类似,这里我就不多说了。
 
这个世界有无数种好结构,但值得你反复练习的,一定是最经典、最基本的结构。

6  人生的答题逻辑

我一直在反思一个问题,为什么很多职场新人罗罗嗦嗦说了一堆话,什么也说不清楚。后来我发现,这恐怕跟我们应试教育的考试要求有关。
 
一条论述题,按答题点计分,答多了,不扣分(除非有错误),答乱了,最多扣一分。这就导致我们想到什么,就往上堆,反正不扣分。
 
但人生的答案不是这样的,答多了要扣分;答乱了,就是零分,能不能拿高分,就看你能否找到那几个关键点,和它们的内在逻辑。

作者:人神共奋的
李刚
来源:人神共奋(ID:tongyipaocha)
鸟哥笔记获得作者授权转载。

已有2条评论

引用 段文博 2017-6-5 07:45
运营
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引用 张先森阔以酱紫 2017-5-31 19:16
视频找工作 就来上啥班视频APP
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